I delegati delle liste possono designare, presso ogni seggio elettorale, due propri rappresentanti, di cui uno effettivo e l’altro supplente.
La designazione deve avvenire per iscritto, con firma autenticata dai soggetti a ciò abilitati. Per le elezioni di livello superiore a quello comunale (come le Elezioni Politiche, Europee o Regionali) l'eventuale delega può essere compiuta da sub-delegati, attraverso una "catena" di deleghe tutte con firme autenticate.
Per i referendum le designazioni dei rappresentanti devono essere fatte da persona munita di mandato, autenticato da notaio, conferito da un promotore dei referendum o, per i partiti o gruppi politici, dal presidente o segretario o da altro organo o idonea figura organizzativa di livello provinciale o di livello territoriale superiore (cioè regionale o nazionale) o anche di livello parlamentare.
I rappresentanti di lista devono essere iscritti nelle liste del Comune (Elezioni Comunali), nelle liste elettorali di un comune della Regione (Elezioni Regionali), di un comune della circoscrizione (Elezioni Europee), di un comune della stessa circoscrizione (Elezioni Politiche - Camera) o della stessa circoscrizione regionale (Elezioni Politiche - Senato). Nel caso di contemporaneità di varie elezioni è consentito che lo stesso elettore sia designato rappresentante di lista per tutte le consultazioni, presso il medesimo seggio.
Il D.L. 31 maggio 2021, n. 77, convertito nella legge 29 luglio 2021, n. 108 ha innovato la materia, prevedendo che le designazioni possano essere presentate entro il giovedì che precede l’elezione alla segreteria del comune, che ne cura la trasmissione ai presidenti di seggio insieme alle carte e agli oggetti occorrenti per la votazione e lo scrutinio.
Il citato D.L. 77/2021 prevede anche che la designazione possa avvenire a mezzo PEC. In particolare la dichiarazione inviata mediante posta elettronica certificata, se l’atto è firmato digitalmente, non richiede l’autenticazione della firma. Le Istruzioni ministeriali prevedono che le designazioni dei rappresentanti di lista presso gli uffici elettorali di sezione devono essere successivamente consegnate dal segretario comunale ai rispettivi presidenti dei vari uffici elettorali di sezione, è preferibile che esse vengano redatte in tanti atti separati quante sono le sezioni presso le quali i delegati ritengono di designare i rappresentanti. Le designazioni potranno anche essere contenute in un unico atto; in tal caso sarà necessario presentare, contestualmente, tanti estratti di esso, debitamente autenticati o firmati digitalmente con le modalità già richiamate, quante sono le sezioni presso le quali i rappresentanti stessi sono stati designati.
Le designazioni possono essere presentate anche direttamente ai singoli presidenti di seggio il sabato pomeriggio, durante le operazioni di autenticazione delle schede, o la domenica mattina, prima che abbiano inizio le operazioni di voto.
Le designazioni possono essere contenute in un unico atto per tutti i seggi elettorali del comune.
I rappresentanti di lista:
- hanno diritto di assistere a tutte le operazioni elettorali sedendo al tavolo del seggio o in prossimità;
- possono far inserire sinteticamente nel verbale eventuali dichiarazioni;
- nel corso delle operazioni di spoglio e scrutinio delle schede votate, possono segnalare al presidente di seggio eventuali violazioni relative al non corretto trattamento delle schede da parte degli scrutatori o del segretario o all’uso improprio di penne, matite o altri strumenti di scrittura. Tali segnalazioni devono essere annotate nel verbale del seggio;
- possono apporre la loro firma: sulle strisce di chiusura delle urne contenenti le schede votate; nei verbali del seggio e sui plichi contenenti gli atti della votazione e dello scrutinio; sulle strisce adesive apposte alle finestre e alla porta di ingresso alla sala della votazione.
I rappresentanti di lista sono autorizzati a portare un bracciale o un altro distintivo con il simbolo della lista che rappresentano. Non possono compilare elenchi di persone che si siano astenute dal partecipare alla votazione o, al contrario, che abbiano votato.
Su richiesta, i rappresentanti di lista possono assistere anche alle operazioni di raccolta del voto effettuate dal seggio speciale o dal seggio volante, trattenendosi all’esterno della sala della votazione durante il tempo in cui questa rimane chiusa.
Hanno qualifica di pubblico ufficiale - al pari dei componenti del seggio - durante l’esercizio delle loro funzioni.
Il presidente del seggio, uditi gli scrutatori, può far allontanare dall’aula i rappresentanti di lista che esercitano violenza o che, sebbene richiamati due volte, continuano a disturbare gravemente il regolare procedimento delle operazioni elettorali. I rappresentanti che impediscono il regolare svolgimento delle operazioni sono puniti con la reclusione da due a cinque anni e con la multa da euro 1.032 a euro 2.065.